Het verschil tussen EOI en RFP Verschil tussen

Een aantal beslissingen die door een organisatie worden genomen, hebben implicaties voor de inkoop die de totale kosten van het nemen van een bepaalde beslissing dramatisch kunnen beïnvloeden. Inkoop omvat processen zoals het kiezen van een leverancier, het definiëren van betalingsvoorwaarden, strategisch onderzoek, contractonderhandelingen en inkoopdiensten en goederen. Het heeft te maken met het inkopen of verwerven van alle diensten en goederen die belangrijk zijn voor een organisatie.

In de private sector wordt het inkoopproces beschouwd als een functie op strategisch niveau die bijdraagt ​​aan het verbeteren van de winstgevendheid van een bedrijf. Het stroomlijnt niet alleen de processen en verlaagt de totale prijs van grondstoffen, maar stelt organisaties ook in staat om de beste bevoorradingsbronnen te identificeren. Al met al is het nuttig om ervoor te zorgen dat de bottom-line goed werkt.

In de publieke sector zijn leidinggevenden op hoog niveau verantwoordelijk voor het verminderen van de resultaten. Slechts een paar personeelsleden beheren de inkoopfunctie, wat de kans op corruptie in deze sector vergroot. Daarom is het nodig om de algehele output van een bedrijf te vergroten. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld worden opgeleid om hun efficiëntie te verbeteren en de kwaliteit van hun dienstverlening te verbeteren, waardoor de output kan worden verbeterd.

Met het verstrijken van de tijd zijn er een aantal termen geïntroduceerd rond tenderconsultancy, voorstellen en groot management, inclusief een aantal afkortingen die verband houden met aanbesteding. Niet veel bedrijven zijn op de hoogte van deze voorwaarden, maar als u ondernemer of eigenaar van een klein bedrijf bent, is het belangrijk om hun doelen te kennen als u de koopbereidheid van de koper effectief wilt beheren. Voorbeelden zijn de RFI (Request for Information), EOI (Express of interest), RFP (Request for Proposal), RFT (Request for Tender) en RFQ (Request for Quotation). Elk van deze termen heeft een speciaal doel in de inkoopfunctie.

EOI en RFP zijn de meest gebruikte termen in de inkoopfunctie en elk van hen heeft een specifieke rol bij het stroomlijnen van het hele proces. Veel mensen verwarren deze voorwaarden tijdens het uitvoeren van de processen. Om beter te begrijpen hoe ze van elkaar verschillen, is het belangrijk om te weten wat deze termen betekenen.

EOI (Express of Interest)

Expression of Interest (EOI), ook wel de Registration of Interest (ROI) genoemd, heeft een vergelijkbare functie als de Request for Information (RFI). Het wordt gebruikt als een screeningproces in de beginfase van de aanbesteding om een ​​formele en specifiekere Aanvraag tot inschrijving of RFT (een later stadium in de inkoopfunctie) te creëren. Wanneer een bedrijf een EOI vrijgeeft, moet het schatten of een markt in staat is om meer informatie te leveren of te verzamelen voordat hij naar RFT verhuist.Het is onwaarschijnlijk dat een bedrijf dat een aankoop doet een aannemer via EOI benoemt. Om dat te laten gebeuren, moet een proces doorgaan totdat het RFT bereikt.

EOI is een vorm van open aanbesteding waarmee elk bedrijf kan komen. Het levert een zware concurrentie op en biedt het voordeel dat nieuwe en potentiële leveranciers hun werk kunnen beveiligen. In bouwcontracten wordt het echter vooral bekritiseerd vanwege het aantrekken van leveranciers die niet geschikt zijn voor het contract, wat leidt tot verspilling van tijd, geld en moeite.

Het verzoek om een ​​EOI moet een beschrijving van de contracterende instantie bevatten, een beschrijving van het contract (zoals budget en schaal), soort contract, aanbestedingsroute, algemene voorwaarden, indieningsadres en deadline, en andere details (inclusief contactgegevens, beschrijving van de organisatie, technische capaciteit en gerelateerde ervaring, beschikbaarheid van personeel en hun ervaring, enz.)

RFP (Request for Proposal)

Aan de andere kant, RFP, ook bekend als Request for Offer (RFO), is een document dat gemakkelijk kan worden gewijzigd. Het wordt meestal gebruikt wanneer een koper op zoek is naar een oplossingsgericht antwoord om aan zijn vereisten te voldoen en in gevallen waarin andere factoren (exclusief prijs) centraal staan ​​in de evaluatie van elk aanbod. Het wordt ook gebruikt in situaties waar geen duidelijke oplossingen of specificaties beschikbaar zijn en de inkoopafdeling op zoek is naar een aantal innovaties en opties. Deze instrumenten zijn flexibeler dan de RFT (die normaal goed gedefinieerde oplossingen of specificaties heeft). De RFP wordt voornamelijk gebruikt in de professionele services waar een oplossing niet eenvoudig kan worden gedefinieerd.

Een RFP bevat achtergrondinformatie over de organisatie en de branche. Het verzoek bestaat uit specificaties die de oplossingen verklaren die de organisatie zoekt. Bovendien bevat het ook de evaluatiecriteria voor hoe de voorstellen worden beoordeeld, een verklaring van werkzaamheden waarin de taken worden beschreven die moeten worden uitgevoerd door een bieder die het contract wint, en het tijdschema om het project af te ronden.

Een RFP wordt meestal gemaakt vanwege de complexe aard van een project. Bedrijven kunnen profiteren van verschillende bieders bij het zoeken naar een goed geïntegreerde oplossing van een aantal leveranciers. Als een bedrijf bijvoorbeeld van plan is om zijn bedrijf van een papieren omgeving naar een computeromgeving over te schakelen, kan het een voorstel voor software en hardware aanvragen naast de training die is vereist voor het installeren en integreren van nieuwe systemen in het bedrijf..

In de publieke sector kunnen entiteiten een RFP uitvaardigen voor het creëren van een open competitie om de kosten van een oplossing te verlagen. Opgemerkt moet echter worden dat de RFP die het dichtst bij de specificaties ligt niet noodzakelijkerwijs degene is met de laagste prijs. Bij het accepteren van een voorstel moeten bedrijven een kosten-batenanalyse uitvoeren om er zeker van te zijn dat de kosten de voordelen niet overtreffen.

Verschillen

Hieronder volgen enkele verschillen tussen EOI en RFP:

• Verschillende inkoopniveaus

EOI wordt vaak uitgevoerd op het initiële inkoopniveau.Het kan worden vrijgegeven in gevallen waarin de koper op zoek is naar input van de industrie om de vereisten uit te zoeken die uiteindelijk in de latere stadia op de markt zouden komen. Zoals reeds besproken, is de RFP normaal gesproken de volgende stap; waarbij de koper oplossingsgerichte benaderingen zoekt voor de levering van producten of diensten.

• Fasen van EOI en RFP

EOI heeft meestal meerdere fasen. Het wordt gebruikt om potentiële verkopers of leveranciers kort te houden voordat ze uitgebreide offertes aanvragen van inschrijvers die op de shortlist staan. Integendeel, de RFP kan een enkele fase hebben of meerdere fasen hebben.

• Wanneer worden EOI en RFP gebruikt?

EOI wordt gebruikt in gevallen waarin de vereiste informatie (van inschrijvers) specifiek is, maar er is geen zekerheid over de vraag of een leverancier in staat zal zijn diensten en goederen te leveren overeenkomstig de vereisten. Bovendien hebben kopers in het geval van EOI niet voldoende informatie om een ​​gedetailleerd verzoek op te stellen. Aan de andere kant wordt een RFP gebruikt in gevallen waarin de vereiste correct is gedefinieerd, maar een bedrijf zoekt een flexibele of innovatieve oplossing. Met andere woorden, een koper zoekt naar oplossingsgerichte indieningen om aan de vereisten te voldoen.

Het is erg belangrijk om op de hoogte te zijn van de verschillende niveaus van inkoopprocessen om effectieve beslissingen te nemen door middel van de systematische informatiestroom. Door een goed begrip van deze voorwaarden en waarom ze in het proces worden gebruikt, kan een bedrijf zijn processen stroomlijnen en een dieper inzicht krijgen in de volledige inkoopfunctie.